Scrivere bene una lettera commerciale, o una qualsiasi lettera legata al modo del lavoro è diventata una necessità sempre più stringente.
In un’ epoca in cui tutti noi siamo sopraffatti da valanghe di corrispondenza, sia di carta che in formato elettronico, il destino più probabile di una lettera è infatti quello di essere cestinata dopo, nella migliore delle ipotesi, uno sguardo fugace da parte di chi ne deve controllare moltissime.
Ecco allora come aumentare le probabilità che la vostra lettera sia presa seriamente in considerazione.
Individuate correttamente il destinatario.
Nel caso in cui scriviate una lettera ad una azienda all’interno della quale non conoscete, come spesso accade, il nome della persona che volete raggiungere ma solo il suo ruolo, state molto attenti a definirlo nel modo meno generico possibile: evitate le forme di matrice anglosassone come “a chi di competenza”, e preferite piuttosto una descrizione del tipo “al responsabile del settore rimborsi” o “ a chi si occupa di corrispondenza con l’estero” e così via.
Formulate chiaramente l’oggetto
Sforzatevi d essere sintetici ma circostanziati. Usate formule del tipo “ Proposta di un nuovo modello di …da inserire tra i vostri prodotti”, piuttosto che “proposta”, o “richiesta di chiarimenti in merito a…” piuttosto che “richiesta”. Questi due accorgimenti vi permetteranno di raggiungere esattamente la persona da cui volete farvi leggere.
Rispettate la forma.
Una lettera commerciale deve rispondere ad alcuni requisiti formali di cui non potrete fare a meno, pena la vostra credibilità come interlocutori qualificati. Il destinatario della lettera va indicato in alto a destra, mentre il vostro nome va inserito in alto a sinistra. Se usate carta intestata non ce ne sarà bisogno. Seguiranno l’oggetto e poi il corpo della lettera. La data potete inserirla prima di cominciare o alla fine.
Formulate il testo con cura.
Per rivolgervi al vostro destinatario, evitate l’uso di appellativi eccessivamente roboanti, come “illustrissimo”, o anche “egregio”, ma preferite “gentile” che va bene sia per gli uomini che per le donne e sarà sicuramente apprezzato.
Andate dritto al sodo.
Dedicate le prime righe della vostra lettera all’informazione principale. Anche se dovete chiedere qualcosa che immaginate non sarà gradita dal vostro interlocutore non girateci intorno, ma esponete con chiarezza le vostre intenzioni. Il destinatario vi sarà grato di non avergli fatto perdere tempo e sarà ben disposto nei vostri confronti.
Infine cercate di essere chiari, non ricorrete a metafore o altri artifici, perché il contesto non lo richiede, anzi lo esclude, ed evitate di ricorrere al linguaggio burocratico, che spesso è solo un modo per non farsi capire. Costruite periodi brevi e semplici e cercate di non dilungavi mai più del necessario.
Concludete con una formula di saluto coerente con i vostri rapporti col destinatario, “distinti saluti” se è uno sconosciuto, ma ”cordiali saluti” se è una persona con cui avete già avuto a che fare.
Conclusa la lettera firmate, sulla destra, scrivendo sempre il nome prima del cognome.
Se non avete usato carta intestata, in calce, sulla sinistra, potete ripetere il vostro nome seguito dai vostri recapiti.