Come organizzare l’ufficio in modo efficiente

Far funzionare un ufficio non e’ sicuramente cosa semplice. Professionisti e consulenti si moltiplicano per poter aiutare le aziende che devono organizzare un ufficio. Ma seguendo alcuni principali consigli, si puo’ riuscire anche senza esborsare grosse somme.Il primo passo e’ quello di scegliere le persone giuste, la risorsa umana che gestira’ lo stesso. Scegliere sempre persone fortemente motivate e professionali; di solito la persona giusta e’ sempre diversa dal solito schema di segretaria efficiente che abbiamo in testa:scegliere a prescindere dall’aspetto fisico, la precisione e’ fondamentale, ma ricerchiamo anche creativita’ e flessibilita’ che non guastano mai.
Il secondo passo e’ scegliere un locale: la luce al primo posto, ampie finestre, ampio respiro. E perche’ no un po’ di musica in sottofondo, fa lavorare piu’ tranquilli e sereni. Regola di base e’ tenere un bell’archivio. Si puo’ fare si elettronico, scansionando i documenti, ma conviene anche tenere un archivio cartaceo consultabile in maniera pratica ed efficiente.
Puntare sulla qualita’ e spendere un po’ piu’ di soldi sul software, vi fara’ risparmiare poi tempo e denaro. Affidarsi sempre a pacchetti che garantiscono assistenza on line e telefonica e soprattutto nel tempo.
Un fax e una buona fotocopiatrice, insieme ad uno scanner, sono sufficienti per poter espletare i principali adempimenti. Ma non puo’ mancare un buon collegamento ad internet ed un programma di gestione di posta elettronica, che ormai sono come il pane per le piccole, medie e grandi aziende. Per ridurre i costi consiglio vivamente di riciclare faldoni, e carta, e stare attenti ai costi di cancelleria….non sperperare insomma, anche in rispetto dell’ambiente. Se si ha la possibilita’ di lavorare su turni, e’ adeguato pensare di poter tenere l’ufficio aperto dalle otto di mattina alle otto di sera, bastano 2 persone ed il gioco e’ fatto.
Questo garantira’ un servizio continuativo e sempre presente ai vostri clienti. Raccomando anche di avere uno scadenzario a vista, di quelli tipo lavagna. Funzionano.
Sarebbe meglio che i settori siano divisi, tipo acquisti da vendite, amministrazione da segreteria…ma se non si ha la possibilita’, causa mancanza di spazio e personale, va bene anche l’open space, purche’ ci sia rispetto tra le persone che vi lavorano, altrimenti si fa troppo caos.
Quindi cerchiamo di modulare il nostro tono di voce al telefono, di no sbattere nulla e soprattutto di sfoderare sempre un bel sorriso.
Efficienza e’ anche rispetto del lavoro altrui, costanza, motivazione e allegria. Una battuta tra colleghi ogni tanto fa bene all’umore. Importante e’ anche la postazione: sedia comoda, giusta altezza del video, luce sufficiente, rispettando le regole sulla sicurezza del lavoro. Ultimo consiglio: colorare le pareti di un bel colore, non troppo forte, ma stimolante: un bell’azzuro calma, ma anche un arancione che scalda ed energizza… Ricordatevi inoltre di fare settimanalmente delle copie dei dati inseriti sul pc. Tenete al sicuro le copie.
Pronti per il vostro ufficio efficiente???

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