Come inserire e modificare dati in una tabella di Access

Access è un RDBMS, acronimo di relational database management system, incluso nel pacchetto Microsoft Office Professional.
Si presupporrà, per il resto dell’articolo, che la base di dati sia già stata creata, ossia che siano state già progettate e realizzate le tabelle che formeranno il database.

Quando si desidera aggiungere o modificare dati all’interno di un database, il metodo più semplice e veloce è utilizzare le “maschere”, particolari “oggetti” (dove con “oggetti” si intende l’accezione informatica del termine) nei quali vengono impostati alcuni controlli per eseguire determinate azioni o per permettere l’immissione, la visualizzazione e la modifica di alcuni o di tutti i campi delle tabelle. Sono inoltre presenti i “fogli dati”, ossia una particolare rappresentazione dei dati in formato riga-colonna. Infine è possibile utilizzare una “pagina di accesso ai dati”, ossia una vera e propria pagina web per l’interazione con il database, utilizzabile sia per l’inserimento che per la modifica dei dati.

I dati all’interno del database sono sempre gli stessi, quello che cambia è il metodo di visualizzazione. Di seguito si tratteranno nel dettaglio i tre differenti metodi accennati in precedenza.

Visualizzazione “Foglio dati”:
Nella visualizzazione “foglio dati”, è possibile modificare campi, aggiungere o eliminare dati oppure eseguire delle ricerche secondo particolari pattern in una o più tabelle.
Cosa succede quando si apportano delle modifiche ad una tabella in visualizzazione foglio dati è presto detto: le modifiche vengono salvate direttamente nella tabella. Il ragionamento si complica leggermente se la visualizzazione riguarda il risultato di un’interrogazione: in questo caso le modifiche apportate verranno salvate all’interno delle tabelle sottostanti.

Visualizzazione “Maschera”:
Una maschera può essere creata in base ad una o più tabelle, oppure può mostrare il risultato di un’interrogazione, può essere inoltre utilizzata per la modifica indiretta di tabelle sottostanti ad una query.
Il principale vantaggio offerto dalle maschere è la possibilità di personalizzare l’interfaccia che si presenterà agli utenti, i quali andranno poi ad utilizzare la base di dati per l’immissione, la consultazione o la modifica dei dati. Inoltre, è possibile includere anche una o più sottomaschere, ossia una maschera contenuta in un’altra maschera o in un altro report.

Visualizzazione “Pagina di accesso ai dati”:
In questo modo è possibile creare una pagina, visibile ad esempio con un normale browser, che permette l’accesso ai dati. In questo modo è possibile fornire l’accesso al database anche a chi non dispone di Microsoft Access per aggiungere, modificare o eliminare dati.

Qualunque sia la visualizzazione utilizzata, la procedura per l’inserimento di un nuovo record è sempre la stessa: dopo aver aperto la maschera, la pagina di accesso ai dati, o la tabella che che si desidera aggiornare, basterà cliccare sul pulsante “nuovo” sulla barra degli strumenti.

Per quanto riguarda la modifica, questa può riguardare uno o più campi in un record. Come prima, l’operazione preliminare è l’apertura della maschera, della pagina nel browser oppure la tabella contenente il record da modificare.
Posizionarsi all’interno del record da modificare, spostandosi con il mouse oppure con il tasto TAB e immettere il testo all’interno del campo: se il testo era stato precedentemente selezionato, i caratteri digitati sostituiranno la porzione di testo evidenziata.

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