Come definire le chiavi in Access

Con Access il programma di Microsoft incluso in Office possiamo realizzare un archivio di dati; di solito gli archivi tradizionali, come quelli di una biblioteca, dell’anagrafe o di un tribunale, sono immensi locali pieni di schede e fascicoli. Ora tutte queste informazioni possono essere memorizzate nei computer. Per sapere dove si trova un libro in una biblioteca basta scriverne il titolo sulla tastiera. per avere un certificato di residenza di una persona basta scrivere il suo nome e cognome ecc.

Per creare dei database personalizzati possiamo quindi intervenire “manualmente” nella creazione di nuove tabelle tramite il programma Access, il funzionamento è molto semplice: dobbiamo andare su menù e digitare in “cerca in”, dopo che abbiamo individuato il nome del file che potrebbe essere per esempio Libri_sport.mdb, lo selezioniamo cliccando su “Apri”.

Per creare una nuova tabella e definire delle chiavi di accesso abbiamo tre modi a cui si può accedere direttamente dalla finestra del database:

Possiamo creare una tabella nella visualizzazione Struttura, oppure con una creazione guidata o immettendo dei dati; per gli ultimi due modi è sufficiente utilizzare dei file già esistenti e definire le chiavi di accesso rinominandole.

Per creare una tabella mediante la “creazione guidata” , dobbiamo cliccare due volte su “Crea una tabella mediante creazione guidata”, nella parte sinistra della tabella troviamo vari tipi di tabelle, al centro i “Campi d’esempio”, selezionando una voce questa apparirà sulla destra della finestra dove c’è scritto ” Campi in nuova tabella”.

Utilizzando la voce “Rinomina campo”, Access mostrerà una finestra di inserimento dove possiamo inserire una chiave di accesso personalizzata da assegnare al campo.

Il pacchetto di Office è ormai collaudato ed offre molte funzionalità, tuttavia quando acquistiamo un computer paghiamo anche la licenza del sistema operativo Microsoft, se volessimo però comprare un personal computer privo di sistema operativo, possiamo installare un programma opensource simile ad Access come Openoffice, il funzionamento è simile, solo che, a differenza di Office, possiamo effettuare il download senza dover sostenere alcun costo.

ESPERIENZE PERSONALI: Per la creazione di tabelle personalizzate tipo raccolte musicali, di libri ecc, utilizzo spesso la creazione guidata di Access, all’inizio ho avuto qualche problema di compatibilità nella definizione delle chiavi d’accesso, poi ho risolto il problema con il supporto guidato di Office, per esempio invece di scrivere musica jazz anni settanta, è meglio scrivere musicajazzannisettanta oppure musica_jazzannisettanta.

L’altra accortezza che bisogna avere è quella di scegliere se vogliamo impostare la definizione della chiave primaria in automatico o in quella impostata dall’utente.
Una volta che abbiamo scelto l’opzione impostata dall’utente consiglio di assegnare in Contatore dei numeri e delle lettere che renderanno poi più agevole la ricerca, in questo modo una ordinata definizione delle chiavi primarie permetterà di avere un archivio personalizzato ordinato e di facile consultazione.

PREZZO: Comprato a parte costa 189 euro.

SVANTAGGI: Costo
VANTAGGI: Facilità d’uso

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